В России тайм-менеджмент уже несколько лет назад вошел в моду. На эту тему написано много книг, столько же снято видео-сюжетов. А сколько проведено тренингов уже просто не сосчитать! Однако, однако…. «Хотя», «но» и «увы» в этом вопросе занимают значительное место.
Почему в России все по-другому
Иногда вызывает недоумение то, что тайм-менежмент, вроде бы описанный, расписанный и разложенный по полочкам иностранными разработчиками, на практике сбивается с ноги. А может, он не работает, потому что мы - русские, а не американцы и, по всеобщему разумению, думаем и действуем по-разному?
Скорее всего, дело как раз в том, что дисциплину составляли люди с другой культурой, а мы в России пытаем ее применить безо всяких изменений. У нас никто не рассматривает, да и вряд ли будет рассматривать тайм-менеджемнт в варианте пересечения двух культур.
Что получилось, мы можем увидеть и просто на улице, и даже вспомнив ассоциацию делового человека. Вот он на ходу заскакивает в транспорт, в одной руке сотовый телефон, по которому он уже сейчас ведет переговоры или договаривается о встрече, а в другой руке бутерброд, оставшийся с завтрака. Вот такой он - Русский Человек. И вряд ли получится загнать его в определенные рамки. Пусть даже эти рамки он сам себе придумал.
Давайте проведем краткий экскурс в кросс-культурные различия и их отношение ко времени.
Вот, например, культуры США, Германии, Швейцарии и Англии говорят, что эти люди систематически планируют будущее; одно дело делают в одно время, работают в фиксированное время; пунктуальны; подчиняются графикам и расписанию; разбивают проекты на этапы и строго придерживаются планов.
А теперь давайте сравним с нашими соотечественниками, которые, если и планируют, то только в общих чертах; делают несколько дел одновременно; работают в любое время; часто не пунктуальны; график их работы непредсказуем; дают проектам накладываться друг на друга и меняют планы.
Вот поэтому в России принято считать, что работа не волк – в лес не убежит. А самое главное для нас поймать, найти и почувствовать удобный момент для выполнения определенного задания (по науке это называется кайросы). Так сказать, когда душа к этому лежит. Эксперты приводят типичный русский кайрос – чтение в метро. Поймали удобный момент. Они же советуют прежде всего увидеть как бы «Многослойность времени». Собственно, для этого таблицы и четкие правило совсем не подходят.
А теперь вспомните, что практически все книги по управлению временем пришли к нам с Запада. Хотя в действенности тайм-менеджмента сомневаются даже его авторы.
Собственно, у тайм-менеджмента есть шесть основных положений. И в дополнение к каждому из них – приложение под названием «Почему оно не работает».
Итак, начнем с самого первого – о том, что всегда нужно концентрировать внимание на чем-то одном, то есть выбрать для себя важное и не отступать от этого списка ни на шаг, чтобы не распыляться по мелочам.
Весь вопрос в том, что те, основные цели в жизни, которые вы когда-то кропотливо прописывали в рекомендованном списке тайм-менеджента, в итоге могут оказаться ложными. А вот вы в тот момент, когда это следовало бы заметить, просто не отвлекались на посторонние шумы. И уж тем более, Вам будет слишком сложно ответить на простой вопрос: «Почему успешные люди так часто меняли сферы деятельности или совершали запрещенные повороты в работе?»
Как-то один из руководителей менеджеров обнаружил, что его подчиненные просто не способны к смене деятельности. Они настолько глубоко закопались с сиюминутные дела, что не желают видеть ничего другого. Иными словами, сосредоточенность и постоянство всегда становятся препятствиями на пути решения проблем. А это уже определенный «минус».
«Новые поведенческие модели дают возможность пережить, испытать что-то новое, а это в итоге побуждает людей изменить образ мыслей», — говорит Б. Флетчер. При этом он доказывает, что умение произвольно разнообразить свои привычки не только позволяет отточить управленческие навыки, но и помогает похудеть, улучшить взаимоотношения с супругами и детьми и так далее.
Второе основополагающее правило тайм-менеджмента – выбрать и сделать максимум дел.
Обычно любители тайм-менеджмента со стажем стараются как можно плотнее набить свой рабочий график. Причем, свято верят, что это превосходное качество. Однако чаще всего бывает, что люди, которые бросаются с одного дела другое без четкого перехода – делают все неэффективно. Кроме того, окружающих это нисколько не впечатляет, они просто не замечают усилия.
А есть и противоположный вариант. Когда человек вечером спокойно обдумает, что он успел сделать, при чем обязательно сожалеет, что так мало, в конечном счете все равно отмечает, что самые главные дела все же продвигаются. Тем более, у него есть желание уделять как можно больше времени своим близким и окружающим.
Трудно представить себе тайм-менеджмент без списка задач. По мнению специалистов и экспертов в области тайм-менеджмента составленный список задач может снять напряжение и повысить концентрацию.
Впрочем, никто не утверждает, что составленные и записанные задачи – это плохо. Вопрос лишь в том, что люди слишком привыкли полагаться на эти списки, что само по себе настораживает. Дело в том, что и беспокоиться вы будете только за те задачи, которые занесены в заветный список, оставляя за его пределами массу других. А может случиться, что те положения, которые остались внизу листа, просто не получат должного внимания. Так что никто не может быть уверен на 100 процентов, что туда попали только нужные задания, причем в правильном порядке.
Например, Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей», описывает интересный пример. Вам постоянно приходится что-то выбирать и от чего-то отказываться - либо вы пишете ответственный доклад, но тогда не меняете перегоревшую лампочку в подъезде (так как первое важнее), либо вкручиваете лампочку и одновременно вспоминаете, что нужно купить изоленту, но при этом у вас не доходят руки до техосмотра (так как эта задача не связана с первыми двумя).
Так эксперты в один голос утверждают, что списки, папки и каталоги нужны не для того, чтобы они взять вас в плен, а для того, чтобы у вас осталось время поразмышлять о смысле жизни и своем уникальном месте.
Четвертая константа тайм-менеджмента – расписание работы. Впрочем, уже даже в гибком варианте этой дисциплины от минут, часов и секунд можно смело отойти и позволить времени спокойно двигаться.
К слову, при жестком планировании достаточно выбросить или отодвинуть всего лишь один пункт, и все остальное расписание окажется под угрозой провала.
Что уж говорить о том, сколько времени приходится тратить на то, чтобы выверять с точностью до секунды ваши временные затраты. Так что эти усилия часто оказываются неоправданными. Простой пример: можно потратить полтора часа на изучение сайта по бронированию авиабилетов в поиске самых удобных рейсов для будущего путешествия, вы в итоге сэкономите на дороге не более часа — если сравнивать с любым случайным рейсом, который первым попался вам на глаза. Сразу напрашивается вывод: так зачем все это надо?
Пункт №5 гласит: «всегда должно быть долгосрочное планирование».
Тут можно провести аналогию с первым пунктом. Нет никакой гарантии, что вы изначально выбрали правильное направление. Не говоря уже о том, что придуманное и составленное сегодня, покажется вам мудрым и через пять лет.
И последнее – оперативность. Дело в том, что промедление не всегда оборачивается крахом всего. Бывают ситуации, когда оно, наоборот, спасет вас от необходимости решать мириады ненужных задач, которые в итоге окажутся еще и неважными. Есть ведь у нас замечательная поговорка: семь раз отмерь, один раз отрежь. А в Америке в этом случае говорят: «Запланировав раньше, запланируешь дважды». Все сходится, ведь внешние обстоятельства могут измениться в любую секунду, а если вы их не заметите, то проиграете.
Вот, например, история из жизни. "Задача - закончить эссе для сборника статей по философии языка. Я должен был написать его еще 11 месяцев назад. За это время я проделал огромное количество важных дел — благовидный предлог, чтобы так и не притронуться к эссе. Пару месяцев назад, мучимый угрызениями совести, я написал редактору письмо с извинениями за задержку, в котором выражал искреннее желание как можно скорее приступить к работе. Конечно, это письмо тоже было способом отодвинуть написание статьи на второй план. Но в итоге оказалось, что на самом деле я отстаю от срока не больше, чем другие авторы. Да и насколько важно это эссе? Не настолько, чтобы в один прекрасный день не появилось другое, более важное дело. И я не премину им заняться". - выдержка из книги Абрахамсона «Эффективный беспорядок».
Так что читайте книги по тайм-менеджменту, но всегда помните, что даже в них вас подстерегают множество препятствий, начиная с русского менталитета и заканчивая ложными постулатами.