Как раз тайм-менеджмент призван помочь человеку делать больше, а уставать меньше. Он сможет вырвать вас из серого мира будней, когда абсолютно некогда остановиться и высвободит время для главного в вашей жизни.
В России про тайм-менеджмент кто-то знает по своему опыту, кто-то слышал краем уха. А так как разговоров о тайм-менеджменте тоже становится все больше и больше, начинается детская игра в «испорченный телефон».
Вся неправда про тайм-менеджмент
Для начала давайте избавимся от стереотипов, которые сложились, пока мы что-то слышали, что-то видели, но не замечали результатов тайм-менеджмента.
Не верьте, что тайм-менеджмент — это жесткое планирование дня
Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем — значит, придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана. Вот только к такой плановой жизни у многих есть отвращение.
Конечно, планирование времени – это большая часть тайм-менеджмента, но никто ведь не говорит, что обязательно нужно загонять себя во временные рамки, тем более составлять жесткий график.
Сейчас можно воспользоваться эффективными методами гибкого планирования. Все просто – составьте список того, что хотите сделать за сегодняшний день. А вот с выделенным временем и расстановкой приоритетов вполне можете решить по обстоятельствам.
Не верьте, что тайм-менеджмент убьет спонтанность и творческие порывы. То, что он подходит он лишь прагматикам да логикам – просто миф.
Творческим людям совсем не обязательно загонять себя в жесткие рамки. Почему бы просто не составить план на день, который кстати обязательно есть? Планы «Написать сюжет для картины», «Закончить дизайн машины» или «Подобрать портьеры к интерьеру» никогда не станут загонять себя в рамки упорядоченности.
Конечно, работа это творческая, где без вдохновения и определенного состояния души никак не обойтись. Однако управление временем все равно нужно: надо как-то согласовать с заказчиками сроки, оплату работы.
Творческого человека вряд ли можно втиснуть в рамки классического тайм-менеджмента. Да жесткое планирование здесь и не требуется. Здесь больше подойдет список дел на день совсем без временных ограничений. Дизайнер, художник или писатель сам разберется с чего начать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.
Не говорите, что «мне и так некогда, а тут еще и тайм-менеджментом заниматься»
Бывает, что человек полностью ушел в работу, кажется, что если остановишься на пять минут, то догнать упущенное время совсем не получится. А вот на деле получается все совсем наоборот. Некогда? – значит, пора упорядочить свое время.
Расчеты просты: 15 минут вечером, чтобы проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 15 минут утром - продумать план на день — и полтора-два часа дополнительного времени уже у нас в кармане.
Безусловно, порой получается тайм-менеджментом заниматься неправильно. Получится, что вы на него много потратите, и мало получите. Правильный же тайм-менеджмент, наоборот, способен подстроить желания под задачи, времени займет мало, а даст много.
Не верьте, что тайм-менеджмент — это сложно
Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось… С понедельника — круглосуточное расписание, день распланирован с утра до вечера, а развлечения отодвинуты в сторону за ненадобностью. Со вторника нужно начать бегать, правильно питаться и вставать на заре. Через пару дней тайм-менеджмент просто закончится.
Сложно заниматься тайм-менеджментом, если взвалить на себя сразу огромную кучу дел. Легко — если использовать только то, что действительно нужно.
Предположим, вам хочется кушать, сейчас как раз время ужина. В домашних запасах нашлась пачка замороженных овощей или мексиканской смеси, вот только готовить их вы не умеете. Проще всего — прочитать рецепт на обороте упаковки, и через пятнадцать минут ужин уже готов. А сложнее будет — поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, а только потом приступить к готовке. Абсурд? Да. Так вообще кто-нибудь делает? Нет. Не стоит повторять такие ошибки в тайм-менеджменте.
Не думайте, что тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни
«Жизнь по плану. Где неожиданности, где спонтанность? Где радость от происходящего, от жизни в конце концов?», «Жизнь должна быть естественной и интересной, а не механической!» — все это стереотипные возражения против тайм-менеджмента.
А при этом мы всегда забываем, что в нашей жизни уже и так довольно много спланировано. Даже если встреча у вас запланирована на 19-00, вы будете рады появиться вовремя, да и ваш партнер наверняка тоже.
Не забывайте, что тайм-менеджмент всегда можно прогнуть под себя. Только вы можете решить, чему в вашей жизни суждено быть спланированным, а чему спонтанным. Когда надо — спланировали и организовали, когда надо — отпустили поводья и насладились неожиданностью.
Ну а теперь можно приступить и к самому тайм-менеджменту
Выберите цель
«Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным», - сказал когда-то философ Луций Анней Сенека.
Чтобы достичь чего-то, всегда надо знать, чего именно мы хотим достичь. Можно всю жизнь что-то делать, занимать каждую минуту, а при этом оставаться на месте. Только от того, что вы не определили, к чему хотите прийти. А вот чтобы добиться успеха и наслаждаться жизнью, нужна цель и даже мечта. Яркая, большая и невыполнимая.
Вот, например, Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». И чьим же программным обеспечением сейчас пользуются во всем мире? Какое установлено на вашем компьютере?
В принципе, сразу глобальные мировые задачи и не нужны. Для начала можно ограничиться целью на этот год. Держите ее на виду, помните о ней, — и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.
Расставьте приоритеты
Можно всю жизнь делать вещи правильно. Но лучше — делать правильные вещи.
Вам, конечно же, хочется от жизни много – хочется получить все и сразу. Вот только в этой огромной массе желаний есть наиболее важные и стоящие. Не исключено, что вы понимаете, рук у вас всего две, голова одна, а браться за все дела одновременно, значит ни одно не довести до конца. Как говорят, за двумя зайцами погонишься… Все знают, чем заканчивается эта поговорка.
Интересно, что лишь незначительная часть ваших дел и желаний способна дать наибольший результат. Так не заняться ли ими в первую очередь? Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени, которое тратили бы на остальные. Вполне может оказаться, что часть дел можно вообще не делать, другую часть не делать так тщательно и долго. Ну а, кроме того, найдется лишь небольшое количество действительно важных дел. Вот на них и нужно сосредоточить все свои силы и время в первую очередь.
Получается, что просто надо выделить наиболее важные для вас дела из всего, что приходит на ум. Так вы сэкономите достаточно много времени, и не будете тратить его на второстепенное и необязательное.
Чувствуйте время
Именно для эффективной организации времени нужно ощущать течение минут, часов или секунд. Это когда некий внутренний голос подсказывает, сколько времени вы потратите на то или иное дело. Доехать до работы — 40 минут, включить компьютер – 5 минут, разобрать почту – четверть часа. Это чувство подскажет вам не только как расписать день, но и сколько взять заданий на себя. Сознательный расчет здесь не нужен, вы должны это почувствовать.
Развить чувство времени можно и нужно. Оно есть у всех без исключения, просто ощущается по-разному.
Способ достаточно прост – перед тем, как что-то начать делать, спросите себя: «Сколько времени на это задание у меня уйдет? Или как быстро я с ним справлюсь?» А как только закончите со своим делом, сверьтесь с часами, насколько верны были ваши ощущения. Упражняйтесь так постоянно (дома, на работе или в автомобиле) и доведете свое искусство чувства времени до совершенства.
Спланируйте
Помните, Барон Мюнхаузен писал в своем списке дел - …с 11.00 до 12.00 — совершить подвиг. Одного подвига в день вполне достаточно.
Вы уже выбрали свою цель, убедились, что для вас она действительно важна. Пора начинать действовать. Но не вслепую — а проработав эффективный план. Нужно тратить силы, время и деньги именно на то, что нужно.
Представьте, что вы строите дом. Без планирования, сначала привезут оконные рамы, потом начнется проектирование дома на бумаге. Когда сделают фундамент, окажется, что деревянные рамы уже начали подгнивать. Когда дочертят проект, окажется, что еще нет материала для стен — работа стопорится…
Решайте сами, какое планирование у вас будет – гибкое или жесткое. Нужен ли вам жесткий и четкий план, когда каждое задание связано с определенным временем? Или вам больше подойдет гибкий, когда нужно наметить список заданий, а реализовывать уже тогда, когда это будет удобным и актуальным.
Выбор за вами. Вот эксперты, например, говорят, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В сентябре пойти на курсы английского, в декабре — командировка, в январе – сессия, в августе — двухнедельный отпуск. Гибкие планы удобнее для расписания на день, так сказать для краткосрочного планирования. Например, вы составили список дел, которые хотели бы сделать сегодня, а вот когда и в какой последовательности – можете выбрать по обстоятельствам.
Единственное условие - план должен быть. Второе — план должен быть гибким, чтобы его можно было при необходимости подогнать к обстоятельствам.
В каких количествах тайм-менеджмент будет полезен?
Кстати, объемы тайм-менеджмента вы можете также подстраивать под себя. Вариантов множество – от обычного расписания на день, до постановки жизненных ценностей и целей. Так организации времени можно условно поделить на простую и системную.
Простой тайм-менеджмент — это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали мероприятия в список, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи, и так далее. Ближайшее будущее расписано, но только в общих чертах.
Системный тайм-менеджмент — это система долгосрочных целей. У всех людей есть главные цели жизни, есть просто долгосрочные, например, в следующие три года родить ребенка. Главное, чтобы то, что вы сделали за день, неделю или даже месяц приближало вас к крупным целям. Получается такая длинная цепочка, где каждый день имеет значение.
Психологи советуют представить себе картинку, чтобы увидеть значительные различия в масштабности у простого и системного тайм-менеджмента. Закройте глаза и представьте – ночь, вы в лесу, но хотите попасть в город. Простой тайм-менеджмент — вы берете фонарик и идете по лесу за его светом. Так в канаву не свалитесь, тропинку метров на двадцать четко видно, да и идете вы уверенно. Вот только ходить с фонариком, уткнувшись взглядом в тропинку можно достаточно долго – можно даже заблудиться еще больше. А вот системный тайм-менеджмент — это огни города, которые видно из леса. Если огни видно, то вы выйдете к ним даже без фонарика в руке.
Это не два противоположных варианта организации времени. Системный тайм-менеджмент включает в себя и простой, но он больше, шире. Даже если город из леса видно, с фонариком идти все равно удобнее.
Для начинающих лучше сначала освоить простой тайм-менеджмент. Он даст вам большую эффективность при меньшей усталости и привычку к самоорганизации. А постепенно вводить уже и системный тайм-менеджмент, который приведет вас к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни.