Любому сотруднику, даже самому квалифицированному и трудолюбивому, может понадобиться помощь и поддержка. Не стоит забывать, что коллектив - это одна большая команда, в которой все друг друга должны поддерживать, ведь "один в поле не воин". Если на протяжении долгого времени человек самостоятельно выполняет большой объем работы, он может почувствовать некоторую подавленность. В результате - стресс, потеря трудоспособности и другие неприятные последствия. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо прибегнуть к такому приему, как делегирование обязанностей.
Возникает вопрос: почему многие руководители избегают делегированяи обязанностей? Не потому, что это не эффективно, а просто потому, что для этого нужно приложить немало усилий. Но ведь результат стоит того: работая в одиночку, невозможно рационально использовать свое время, строить долгосрочные планы, реализовывать множество новых идей. При вовлечении в работу сотрудников, Вы одновременно освобождаете себя от дел и развиваете в своих работниках дополнительные навыки и умения.
Когда необходимо делегирование обязанностей?
Для того, чтобы быть уверенным в действительной необходимости передачи и распределения обязанностей, задайте себе несколько вопросов:
- есть ли в компании сотрудники, владеющие достаточным объемом информации, те, кому можно доверить выполнение важной работы?
- возможна ли передача обязанностей или важно выполнить работу самому?
- смогут ли с помощью Вашего поручения сотрудники развить свои профессиональные навыки и умения?
- велика ли вероятность, что подобная ситуация (с потребностью передачи обязанностей) возникнет еще раз?
- есть ли у Вас достаточное количество времени, чтобы эффективно распределить обязанности?
Постарайтесь максимально объективно ответить на эти поставленные вопросы. Если на большинство из них Вы ответили "да", то делегирование обязанностей действительно необходимо.
Кому делегировать обязанности?
Очень важно обращать внимание на следующие факторы:
- опыт, знания, умения и навыки сотрудников, которые претендуют на Ваше поручение. Располагаете ли Вы временем для обучения сотрудника?
- стиль работы Вашего подчиненного. Какие он ставит перед собой цели и как их достигает? Какова степень независимости этого сотрудника?
- загруженность работника. Найдется ли у него время для Вашего задания? Освободите ли Вы его от других обязанностей?
Если Вы первый раз применяете такой метод, как делегирование обязанностей, наберитесь терпения. Сотрудник может тратить на свою новую работу немало времени, но это вполне объяснимо: Вы - эксперт в этой области, а Ваш сотрудник только учится.
Каким образом происходит делегирование обязанностей?
Чтобы добиться успеха, соблюдайте несколько правил:
1. Озвучивание ожидаемого результата.
2. Четкие рамки и ограничения. Обязательно объясните сотруднику, которому Вы передаете часть своих обязанностей, где находятся границы власти, ответственности. Поясните все непонятные ситуации: как действовать сотруднику в тех или иных обстоятельствах.
3. В зависимости от возможностей, старайтесь вовлекать сотрудников в процесс делегирования. Предоставьте им немного свободы: пусть каждый сам решит, какие задания он сможет выполнить и в какие сроки.
4. Уровень ответственности должен строго соответствовать количеству власти. Ответственность в любом случае ложится на Вас.
5. Сотрудникам нижнего звена тоже поручайте задания. Ведь это люди, которые ежедневно выполняют работу, они хорошо знают все нюансы. Более того, Вы сможете эффективно использовать рабочее пространство, а также развить в сотрудниках умения и навыки.
6. Не забывайте поддерживать работников, отвечайте на их вопросы, все разъясняйте. Общайтесь с сотрудниками и проводите регулярный мониторинг, чтобы убедиться, что делегирования действительно приносит свои результаты.
7. Сосредоточьтесь на результате. Пусть сотрудник сам контролирует свои рабочие процессы, ведь главное - итог.
8. Не допускайте "обратного" делегирования. Даже если возникла какая-то проблема, обязанности не должны вновь возвращаться к Вам - лучше вместе с сотрудником постарайтесь ее решить.
9. Мотивируйте. Обсудите вместе с сотрудниками вопрос о вознаграждениях, перспективах и возможностях.
10. Не забывайте о системе регулярного контроля.
Немного о контроле
Проведите рабочий инструктаж для тех сотрудников, которым Вы передаете обязанности. Выделите время на то, чтобы подробно объяснить работникам, почему Вы выбрали именно их, что Вы от них хотите, в какие сроки, а также расскажите, на что они могут рассчитывать.
Обговорите отчетность на каждом этапе выполнения задания. предупредите сотрудников о том, что о каждой возникшей проблеме необходимо сразу сообщать Вам, чтобы постараться ее вовремя ликвидировать. Постоянно следите за процессом, по необходимости поддерживайте подчиненных, отвейчате на их вопросы.
Очень важно, чтобы Вы принимали только до конца законченную работу - именно так сотрудники научатся работать качественно. После того, как выполненное задание было Вами принято, не забудьте о благодарности и признательности, а также о материальном вознаграждении. Вознаграждение и благодарность тем сотрудникам, которые действительно отлично выполнили всю работу, должно войти у Вас в привычку. Это очень важный шаг на пути строительства уверенного, профессионального и единого коллектива.
Конечно, сначала делегирование обязанностей может показаться Вам абсолютно не нужным процессом, но на самом деле, если все сделать правильно, то объем выполняемой работы может во много раз увеличиться. Обязательно учитывайте множество факторов и нюансов, чтобы делегирование обязанностей позволило Вам решить все задачи и добиться поставленных целей.