По статистике до 80% копировальных аппаратов покупается не систематизировано и потом до 70% из их числа не удовлетворяют конечных пользователей. В этой статье мы хотим дать определения основным критериям, которыми необходимо руководствоваться при покупке нового копировального аппарата.
Для того, чтобы не попасть впросак необходимо ответить на несколько вопросов.
- Сколько тысяч копий в месяц Вы планируете производить на этом копировальном аппарате?
- Понадобиться ли Вам копировать оригиналы форматом большим, чем А4?
- Будете ли Вы использовать аппарат, как высокоскоростной копировальный аппарат?
- Нужны ли Вам дополнительные возможности, как то сортировщики, автоподатчики?
- Какую цену Вы готовы заплатить за аппарат?
А теперь разберем все критерии более подробно.
Максимальный объем копирования в месяц
Перед покупкой аппарата Вы должны приблизительно оценить Ваши объемы копирования и сопоставить с данными по оптимальному и максимальному объему копирования на конкретные модели аппаратов. Любая копировальная машина имеет довольно сложную конструкцию, включающую в себя электронные, оптические и механические компоненты, рассчитанные на некоторую рабочую нагрузку, оговоренную в документации фирмы-производителя.
Поэтому очень важно с самого начала определиться с мощностью копира, чтобы впоследствии избежать непредвиденных расходов на его ремонт или восстановление.
Рекомендуется выбирать машину с большей мощностью, чем это необходимо на данный момент, так как это позволит обойтись без приобретения новой машины (или еще одной машины такой же мощности), если со временем потребности в копировании возрастут. Для примерной оценки нагрузки нужно увеличить планируемое количество копий, как минимум, на 30% - это и будет фактической нагрузкой на машину.
Себестоимость копии
На втором месте по важности стоит такой параметр, как стоимость копии (или стоимость месячной эксплуатации). Этот параметр очень важен, гораздо важнее аналогичного для принтеров, например. Дело в том, что объемы печати копира очень велики и за срок своей жизни он потребляет расходных материалов на гораздо большую сумму, чем было заплачено за сам аппарат. Сам список расходных материалов не ограничивается только стоимостью картриджа (тонера). В список в обязательном порядке входят фотобарабан, девелопер.
Чтобы подсчитать стоимость месячной эксплуатации, надо поделить стоимость картриджа с тонером на количество копий в месяц и прибавить к этому числу стоимость остальных сменных деталей, деленную на их ресурс в месяцах. Желательно учесть в этой цифре и стоимость визитов сервисного инженера, так как не все детали можно заменить самостоятельно. Стоимость копии, исходя из стоимости месячной эксплуатации, посчитать легко: достаточно поделить ее на количество копий в месяц. Отметим, что чем дороже и производительнее копировальный автомат, тем дешевле обходится каждая копия.
Формат бумаги
Правильный ответ на этот вопрос позволит Вам выбрать необходимый по характеристикам копир не расходуя дополнительных денег на то, что никогда не будет использоваться. По статистике в нашей стране до 90% копий производиться с оригиналов формата А4 , 5% с копий представляющих разворот книги А4, 4% с форматов меньших А4 и 1% форматы А3 и прочие. Разница по стоимости между аналогичными по функциям моделями способными копировать оригиналы до А3 и до А 4 составляет порядка 30%. Поэтому перед принятием окончательного решения Вам самым тщательным образом необходимо изучить весь документооборот вашей организации и то разнообразие форматов документов, которое придется обрабатывать.
По нашему сугубо личному мнению даже если в Вашей компании в настоящий момент и не используются форматы А3, все равно при наличии финансовой возможности мы рекомендует остановить свой выбор на копировальном аппарате, который поддерживает формат А3.
Скорость копирования
Этот параметр определяется, исходя из Ваших требований к аппарату, и всегда привязан к таким показателям, как производительность и максимальный формат при копировании.
Например, в скоростном диапазоне от 4 до 13 коп/мин у большинства аппаратов максимальный формат находится в пределах от А4 до В4, а максимальная месячная нагрузка не превышает 10 тысяч копий в месяц.
Если рассматривать вопросы больших скоростей, следует обратить внимание на возможность "дублирования", то есть два аппарата средней скорости вместо одного высокоскоростного.
Зачастую стоимость двух аппаратов 45 коп/мин ниже одного, имеющего скорость 90 коп/мин, причем, при общей равной скорости клиент имеет выигрыш не только при покупке, но и в работе - а именно: возможность паралельно производить различные задания, использовать тандем из двух аппаратов как постоянно работающий копировальный центр, так как в случае сервисного ремонта одного аппарата, вы можете плодотворно использовать второй.
Главное - чтобы себестоимость копий двух аппаратов средней производительности не была значительно выше одного, поэтому такой вариант лучше всего подходит к диапазону скоростей 80-100 коп/мин. Наиболее привлекательным для пользователя на сегодняшний день является тандем из двух цифровых машин, подключенных к компьютерной сети (скорость, качество + низкая себестоимость).
Дополнительные возможности
При выборе модели копира Вам необходимо позаботиться заранее о тех дополнительных функциях, которые планируется возложить на аппарат. К таким функциям относятся сортировка копий с помощью агрегатного узла "Сортера" или автоматическая подача оригиналов с помощью механизма AFD. Эти приспособления являются самостоятельными и поставляются отдельно. Выбранный Вами копир должен обязательно поддерживать возможность подключения этих устройств, иначе их использование невозможно.
Если Вы приобретете копир, который не поддерживает эти устройства, а в последующем встанет жизненная необходимость их использовать, то Вам придется приобрести новый копир. Использование этих устройств в основном применяется в копировальных аппаратах средней и высокой производительности. Большинство организаций по статистике используют копировальные аппараты без каких-либо дополнений и вполне этим довольны.
Сервисное обслуживание
Еще одно слагаемое в эксплуатационных затратах копира - стоимость сервисного обслуживания. Здесь также лидируют копиры большей производительности. Хотя сложность технического обслуживания таких машин существенно выше, но необходимость в их обслуживании возникает значительно реже - по сравнению с маленькими машинами. Это обусловлено большей механической прочностью узлов и деталей машины и, кроме того, специальными мерами, которые применяют конструкторы для поддержания качества копий в таких машинах на высоком уровне как можно более продолжительное время. Только после достижения предельных значений износа деталей или загрязнения оптической системы машины это начинает сказываться на качестве копирования.
Конечно, это не значит, что можно забыть про сервисное обслуживание такой техники до возникновения проблем. Мы рекомендуем вызывать инженера по сервису не реже одного раза в 1-2 месяца работы копира. Это позволит избежать долговременного простоя техники из-за несвоевременного обнаружения возникающих неполадок, и заранее спланировать преобретение запасных частей. Ведь ни одна фирма не в состоянии держать на складе запас всех необходимых для ремонта частей и материалов.
Расходные материалы
Фотобарабан. Оптический элемент – служит для переноса изображения на бумагу. Покрыт специальным органическим составом, рассчитанным на определенное количество копий. Обычно меняется в комплекте с чистящим элементом и девелопером.
Девелопер. Металлический порошок, используемый в процессе получения копии. С его помощью осуществляется перенос тонера на фотобарабан.
Аксессуары
Устройство автоматической подачи (ADF, Automatic Document Feeder)
Не всегда входит в комплект поставки копировального аппарата, иногда приходится покупать отдельно. Автоподатчики бывают двух типов: реверсивного (RADF, Reversing Automatic Document Feeder) и нереверсивного. Реверсивный лучше, так как может подавать оригиналы с обеих сторон.
Дуплекс
Приспособление для копирования оригинала с обеих сторон. Автоматически переворачивает копию. Может использоваться как при ручном переворачивании оригинала, так и при использовании автоподатчика.
Сортер
Позволяет группировать получаемые копии, что может оказаться очень важно, если используется автоподатчик с большим количеством оригиналов.
Тумба
Передвижная подставка под копир. Аппарат жестко фиксируется на тумбе, в ней удобно хранить запасной тонер и бумагу.
Выбор продавца и сравнение конкретных моделей
- Проведите сравнение отобранных Вами моделей по параметру ОСВ (Общая Стоимость Владения). То есть, какую вы сумму потратите на приобретение и содержание аппарата за определенный промежуток времени при определенном объеме копирования. Дело в том, что при производстве копий расходуется несколько видов материалов. Обычно это тонер (порошок формирующий изображение), девелопер (порошок участвующий в процессе переноса изображения), фотобарабан (с него тонер переносится на лист) и очищающее лезвие фотобарабана.
- Проведите сравнение по функциональным возможностям.
- Уточните - является ли фирма-продавец официальным представителем производителя аппарата. Если не является - плохо (возможны проблемы с запчастями и расходными материалами). Если является дилером - хорошо. Если дистрибьютором - лучший вариант (прямые поставки, свой склад, надежность). Попросите показать документы.
- Выясните - какой уровень сервисного гарантийного обслуживания и послегарантийного обслуживания Вам предлагает фирма-продавец. У инженеров, работающих в фирме должны быть сертификаты.
В заключение напомним, что к выбору копировального аппарата следует подходить максимально вдумчиво и внимательно. Хороший копир – серьезное вложение в будущее фирмы и при правильном выборе и последующей эксплуатации не доставит вам неприятностей и сэкономит массу времени и денег.