Основа взаимодействия архивных учреждений области с территориальными органами Пенсионного фонда России (ПФР) по информационному обмену документами, необходимыми для целей пенсионного и социального обеспечения граждан, была заложена сторонами в 2008 году, когда было подписано соглашение.
Как сообщили в областном управлении по делам архивов, соглашение предусматривало проведение совместных мероприятий, обмен информацией и успешно реализовывалось на протяжении четырех лет. В связи с развитием системы межведомственного электронного взаимодействия в целях оказания государственных услуг встал вопрос о внедрении практики обмена электронными документами социально-правового характера для установления и выплаты пенсий и других социальных выплат.
В начале 2011 года территориальное отделение вышло с предложением рассмотреть вопрос о возможности организации обмена документами в электронном виде между органами ПРФ и областными госархивами и заключения соответствующего соглашения. Обмен электронными документами с ПФР не только избавит архивы от прямого обращения посетителей, сократит бумажный документооборот, уменьшит материальные затраты и время на пересылку ответов, но и упростит заявителям получение архивных справок и копий документов.
В мае было заключено соглашение об информационном взаимодействии, а в июне - подписан план мероприятий по внедрению системы электронного документооборота. Согласно плану система электронного документооборота должна быть внедрена в январе 2012 года. Порядок и условия обмена электронными документами определены в проекте соглашения между региональным отделением ПФР и областным управлением по делам архивов, подготовленным управлением и направленным на согласование в органы ПФР в августе. Реализация плана позволит выйти на новый уровень взаимодействия госархивов с территориальными органами ПФР, упростит получение заявителями государственных услуг, сделает обслуживание граждан более качественным и доступным и послужит обеспечению конституционных прав, отметили в управлении по делам архивов.