Представители малого бизнеса очень часто стараются отдать часть управления своей компании на аутсорсинг. Всем понятно, что на малом предприятии количество сотрудников ограничено и зачастую рабочих рук просто не хватает. Вот только в современных условиях стоит ли отдавать часть бизнес-процессов в чужие руки?
Аутсорсинг в быту
Впрочем, в обычной жизни мы аутсорсинг пользуемся довольно часто. Причем, выходит это дешевле. Вот, например, такси. Если вы ездите по городе всего лишь пару раз в день, то оплатить услуги таксиста будет дешевле, чем содержать свой автомобиль (сюда ведь включается стоимость бензина, шиномонтажа, техосмотра и прочих неприятностей). Или другой пример. Вы в принципе умеете готовить и делаете это неплохо. Но в определенный момент просто на все не хватает времени. И чтобы не тратить время и силы можно в один прекрасный день заказать, например, пиццу с доставкой на дом. Конечно, вы и сами смогли бы такую испечь. Но для этого нужно как минимум час потратить на гуляния по продуктовому магазину, закупить все ингредиенты, а уже потом ее и готовить. Не стоит забывать и о затратах на электроэнегргию, воду и тому подобное. В любом случае получается, что дешевле заказать еду уже готовую.
Кто за?
Вот только в бизнесе аутсорсинг – вещь избирательная. Не все можно отдать в чужие руки и надеяться, что сторонние люди все сделают правильно. Здесь, впрочем как и везде, действует старый добрый Принцип Парето: только 20% заинтересовавшихся примут предложение и передадут часть функций на аутсорсинг.
В бизнесе на аутсорсинг чаще всего отдают финансовый аудит, бухгалтерский учет, управленческий консалтинг, управление ИТ-инфраструктурой, проведение тренингов и обучения персонала, маркетинговый консалтинг, рекрутмент, PR и рекламные услуги, Web-проектов и др.
Правда, есть компании, которые не рискнут передать на сторону основные функции. Но в то же время полностью от аутсорсинга они не отказываются. Аналитика в данной области говорит, что они чаще всего передают такие незначимые неключевые процессы, как уборка и содержание помещений и территорий, питание, курьерские функции и так далее.
Многие предприниматели расценивают аутсорсинг как инструмент, с помощью которого можно оптимизировать работу компании. И они правы. Ведь есть возможность при меньших затратах достичь максимального результата. А все это напрямую связано с увеличением прибыли фирмы.
Впрочем, специалисты утверждают, что необходимость фирмы в аутсорсинговых услугах – это не недостаток, а скорее достоинство. «Это один из показателей решающего и чрезвычайно важного этапа по переходу компании на следующий уровень развития», - говорят аналитики.
Кто против?
Не будем скрывать, что в современной бизнес-сфере есть множество компаний, кто остается в стороне от помощи аутсорсинговых компаний. Винить в этом никого не приходится. Ведь для такого поведения есть две значимые причины.
Во-первых, некоторые руководители просто не могут грамотно и доступно сформулировать свои потребности. Не могут четко сказать, чего же им хочется от сторонней организации. Интересно, что ответить на этот вопрос могут далеко не все. А отсюда появляется страх попасть в невыгодную и неожиданную ситуацию. Ведь тогда руководитель должен признаться не только себе, но и всем остальным, что он не понимает, как должны выглядеть процессы в компании после проведения реорганизации, отсекает самое большое количество инициатив, имеющих в своей основе желание повысить эффективность работы.
И, во-вторых, руководитель может быть не уверен, что сотрудники правильно воспримут происходящие изменения. Самое страшное, когда начальник ожидает неадекватной реакции. Ведь недовольные сотрудники могут поставить все дело под угрозу провала. Тем более что мероприятия, разработанные сторонней компанией, всегда вносят коррективы в подходы и стиль взаимодействия внутри организации. Тогда руководитель рискует выпустить из своих рук контроль над ситуацией, пропадет авторитет – пиши пропало.
Как же быть?
Для начала следует остановиться и подумать, оценить ситуацию, которая сложилась сейчас. И только после этого сравнить эту картинку с тем, как в идеале должна выглядеть работа компании.
Собственно говоря, специалисты советуют начинать с простых вещей. Например, понять, что же именно в работе компании или какого-то конкретного подразделения вызывает неудовлетворенность. Затем сформулировать и описать, что именно нуждается в изменении. Потом представьте на визуальном уровне (в виде рисунка, функциональной или структурной схемы, диаграммы), как будет выглядеть идеальная работа проблемного участка и всей компании. И только после этого начинайте составлять план действий по изменению системы работы.
Постепенные и логичные шаги помогут избавиться от страха и напрягающей нервозности. Впрочем, может возникнуть ситуация, что конкретный план в голове руководителя так и не сформируется. Однако это не проблема. Сторонний специалист в силах понять, чего вы хотите. Стоит просто описать изменения на словах. Итак, первый этап закончен – запрос сформирован.
По рассказам специалистов аутсорсинга, с этим этапом справляются все руководители. Проблемы же начинаются дальше – когда предстоит воплотить в жизнь разработанные изменения. Как показывает практика, сотрудники компании всегда сопротивляются изменения, пусть даже происходит это в скрытой форме.
Отметим, что даже это скрытое сопротивление руководитель может «раскусить» по нескольким признакам. Например, при подготовке сотрудники начинают задавать слишком много дополнительных вопросов или находят кучу причин, чтобы отсрочить начало внедрения изменений. Другие начинают защищать старые устои. А самые эмоциональные бросают громкие фразы: «Мне кажется это безнадежно», «Мы лучше знаем, как это нужно делать», просто «Не готов».
Собственно говоря, такому отношению удивляться не приходится. Ведь зона комфорта, которая уже сформировалась у работников, имеет для них большое значение. А вот малейшие изменения угрожают все разрушить. Тут же появляются внутренний страх и включаются защитные реакции.
Впрочем, по реакции сотрудников руководитель тут же может оценить их степень лояльности как к компании, так и к развитии. Можно сказать, что это своего рода лакмусовая бумажка, которая станет малиновой при малейших признаках щелочи.
А чтобы смягчить опыт внедрения изменений, все-таки сотрудников стоит подготовить. Для начала руководителю стоит узнать, чего же ожидают сотрудники и на что надеяться. Причем, не просто узнать, а учесть эти пожелания в формулировке запроса аутсорсинговой компании.
Есть другой тайный подход к сотрудникам. Можно в индивидуальном порядке рассказать каждому, что они смогут получить от происходящих изменений. Высказанные вслух плюсы могут вернуть душевное равновесие тем, кто несколько разнервничался. Сюда же входит и эмоциональная поддержка работников. Так они смогут быстрее адаптироваться.
Впрочем, только руководитель может решить, нужна ли ему сторонняя помощь в организации бизнеса. Все сугубо индивидуально. Можно привлекать аутсорсинговые компании на постоянной основе, можно время от времени совершенствовать систему работу внутри организации или искать компромиссы.
Кроме того, однозначного ответа на вопрос о том, что будет лучше для конкретной компании, не существует. Будет ли это выбор в сторону продвижения своими силами или в пользу использования ресурсов подрядчика, безусловно, решать руководству компании. Стоит взвесить все «за» и «против».